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【Gmail】溜まりに溜まったメールを整理・掃除した(2019年夏)

@rabirgoです。

先日の日刊で Gmail の掃除について書いたので、現状の Gmail メンテナンス手順を共有してみたいと思います。

[ほぼ日刊らびるご vol.191]掃除ブームは Gmail にも@rabirgoです。 先日、マイブームとして掃除が来てるって話を書きました。 https://rabirgo.net/da...
ざっくり書くと

  1. Gmail の運用理解
  2. 明らかなゴミは Thunderbird でメール配信停止および不要メール削除
  3. Gmail フィルタ作成
    1. 仕事で使ったり今後も参照するかもしれないメール→ラベル付与
    2. 使ってるサービスだけど普段のお知らせは邪魔→ゴミ箱かアーカイブのみ
  4. 削除もフィルタ作成もできなかった分は全部アーカイブ

という手順で作業しました。

それぞれについて書いてみます。

Gmail の運用理解(当初は Gmail の運用が理解できなかった話)

私は Gmail を使う前に仕事で使ってきた Windows のメーラー(メールソフト)のイメージから フォルダの概念がなさそうな Gmail ってよく分からない と思ってました。
メールはフィルタとフォルダで仕分けるもの、と思い込んでたからです。

ちなみに使ったことあるメーラーは Outlook Express, EdMax, Thunderbird, Becky!, Outlook あたりです。EdMax が一番使いやすかったかな。メールヘッダを本文の一部のように表示してくれてコピペできるのが最高でした。

Gmail はアカウント作って 自宅 Mac のデスクトップアプリ Thunderbird で受信して使ってたんですが、当初は アカウント作ってみただけだから受信トレイが溢れてても「まあいいか」と放置してきたんです。

しかしながら、仕事で使うようになって流石に困り始めました
メルマガからスパムのようなメールから全てのメールが受信トレイに入ってカオス。
でもクライアントのメールは整理してすぐアクセスできるようにしておきたいですよね。

どうすればええねんってことでちょっと勉強して、Gmail 側でフィルター作れば良さそうということが分かりました。

なるほど、だから Web ベースの Gmail (mail.google.com) が使いやすいメールクライアントとして紹介されるのか、と腑に落ちました。
それまで Web ベースって読み込みに時間がかかってめんどくさいと思ってたので・・

使えそうと思った Gmail のフィルタの設定は以下です。

  • 送信元メールアドレスなどでフィルタして「受信トレイをスキップ (アーカイブする)」することでなるだけ受信トレイにメールを溜めないように出来る
  • 受信トレイをスキップして「ラベルを付ける」ことでクライアントごとのフォルダ管理的なことが出来る

とりあえずこれだけ出来れば、今後は受信トレイのカオス状態に悩まされることはなさそうです。

ということで最終的にはフィルタを駆使して受信トレイを空の状態を維持することを目標にして Gmail 掃除が始まりました。

明らかなゴミは Thunderbird でメール配信停止および不要メール削除

明らかなゴミは Thunderbird のソートやクイックフィルタを使ってメール自体を削除したり配信停止したりしました。買い忘れのドメインはありませんか?が毎日届くとかそういうやつです。

Thunderbird のクイックフィルタで送信元ごとに削除Thunderbird のクイックフィルタで送信元ごとに削除

Thunderbird にこだわりはありません。たまたま使ってるだけです。
クイックフィルタは表示/非表示があるので注意。クイックフィルタではない検索窓は別タブに飛ばされて削除ができません。

配信停止はめんどくさいものもあります。以前愚痴りました。

【UI/UX】スマートEXのメールマガジン配信停止にはワンタイムパスワードが必要。ワンクリックで配信停止できるサービスとの差を感じる@rabirgoです。 以前、希望した区間の新幹線切符が最安の時があり、スマート EX の会員登録をしました。 「スマートE...

メール内のリンククリックだけで配信停止できるようにしてもらえると嬉しいし、そのサービスに自信があるんだろうな、という印象になりますね。

Gmail フィルタ作成でメール整理

Thunderbird で大きなゴミを処理してから Gmail でのフィルタ作成に移りました。

フィルタを作成するのは自分なりのルールを決めます。

仕事メール →ラベル付与(会社名、プロジェクト名など)

これは簡単ですね。メアドで判断してます。
今後は会社名やプロジェクト名で振り分け予定です。

リアルタイムで読んで判断したい→ラベル付与(Notice)

これは、私の場合はローチケ(ローソンチケット)が該当します。
例えば、自分の興味あるアーティスト名を含む場合には「Notice」というラベルを付与するようにしました。

すると Web 版 Gmail の左側に Notice ラベルが表示された (1) など見た目にわかるようになります。

目視確認したいメールは Notice というラベルを作って付与目視確認したいメールは Notice というラベルを作って付与

さらに未読メールがある場合のみラベルが表示されるようにしておきます。

未読がある場合しかサイドバーに表示されないようにする未読がある場合しかサイドバーに表示されないようにする

Notice を見て一応見て行きたいと思ったら申し込みするまでラベルは残しておくし、スケジュールが合わないなどで行けない場合はすぐラベル削除します。

具体的には、福岡でこの日にライブするよ!みたいな案内は検討して無理かなと思えばラベル削除して忘れます。

なお、ローソンチケットでやらかしてしまったので一つ注意。

最近、上原ひろみ(ジャズ、ピアノ)さんの先行抽選というのに申し込みして、当選すればチケットが購入できるというものだったのですが設定誤り(件名にキーワードが入ってこなかった)で Notice タグがつかずに入金期限を過ぎてしまいました。。

件名にキーワードを含まないのでラベル付与されなかった件名にキーワードを含まないのでラベル付与されなかった
「含む」に書いておけば多分本文にあれば大丈夫「含む」に書いておけば多分本文にあれば大丈夫

 

幸い?あまり人気ないみたいで3次募集で購入できそうです。

使ってるサービスで普段のお知らせは邪魔→アーカイブのみ

例えば名刺作成サービスのようなもの。
一度使うと、頻繁にキャンペーンメールが送られてきます。

名刺なんて頻繁には必要ないので普段のお知らせは邪魔なのですが、いざ作ろうと思った時に今どんなキャンペーンやってるかな?と見たいことがあるかもしれないのでアーカイブしてます。

アーカイブか削除アーカイブか削除

見る可能性のないゴミ→配信停止できれば停止して、ゴミ箱へ

そのほか、もう見ることはないメールは、簡単にできるなら配信停止してゴミ箱へ。昔登録した IT なんちゃらメールみたいなのが該当します。
簡単にできなければ配信停止は諦めて、フィルタでゴミ箱行きに設定してしまいます。

削除もフィルタ作成もできなかった分は Thunderbird で全部アーカイブ

目視で確認しながらの削除やアーカイブがめんどくさくなってきたら、もう綺麗にしなくていいやと Thunderbird で全選択して一気にアーカイブ化してしまいました。

手作業で処理できなかったメールは Thunderbird で全部アーカイブ手作業で処理できなかったメールは Thunderbird で全部アーカイブ

ゴミもあるんでしょうけどもうめんどくさい・・

今後は要らないメール受信を契機にフィルタ作成

溜まってる分については以上で、これからは受信のたびに配信停止するか、フィルタを作成する運用にしようと考えてます。

以下のような設定ですね。

見なくていいメールを開く見なくていいメールを開く
メールの自動振り分け設定を開くメールの自動振り分け設定を開く
From などは自動で設定されるのでフィルタを作成From などは自動で設定されるのでフィルタを作成
既読にしてアーカイブ。残ってるものがあれば同じく処理。既読にしてアーカイブ。残ってるものがあれば同じく処理。
受信トレイはスッキリ受信トレイはスッキリ

ちなみに整理して10日ぐらい経ってますが、1日1通来るかどうかぐらい。
結構 配信停止もやったので効いてるのかもしれません。

さいごに

Gmail は以上のような手順でスッキリしました。
3アカウントあって、まだメインの1アカウント分だけなので、サブの 2アカウントも掃除しなければなりません。まあ、サブはあまり使ってないのですぐ終わるでしょう。

実は Yahoo!メール も長く運用してて同じように掃除したいのですが、Gmail と同じようなフィルターはできなさそうなので Yahoo! メール卒業したいなぁなんて思ってます。

でも・・もう20年くらい使ってると思うんで、携帯電話番号変えづらい問題と同じ問題があるんですよねぇ。

Yahoo! メールで登録してる全てのサービスの登録メールアドレスを Gmail に変えるなんて現実的ではないし、どうしたものかと悩み中です。

ABOUT ME
rabirgo
うさぎ年(rabbit)おとめ座(virgo)生まれの rabirgo です。 2019年よりフリーランスとして活動しています。 よかったら Twitter フォローお願いします! Follow @rabirgo

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