雑記

ドキュメントとマトリクスで生産性倍増[ほぼ日刊らびるご vol.393]

@rabirgoです。

風邪、すっかり治りました。喉の痛みも無くなって完全復活!
筋トレにも行ってきました。

かなり人が少なかったです。使いたいマシンがすぐ使えて良いですね。

さて、今日は仕事の愚痴っぽい話。

3部署分の仕事しますから・・[ほぼ日刊らびるご vol.380]@rabirgoです。 たびたび書いてるように、2月から通勤して業務改善のお手伝いをしてます。 そろそろ1ヶ月。感想としては...

たびたび書いてるように、2月から通勤して業務改善のお手伝いをしてます

主に事務作業の部署を見ていて、システム開発畑を歩んできた私とあまりに仕事上の文化が違ったので言語化してみたいと思います。

様式以外のドキュメントを作ろうとしない?

社内システムへブラウザで手打ちしているデータ登録を、Excel 表形式で作成して CSV 投入したい、と相談を受けました。

口頭での依頼が二転三転

様式をもらって希望に沿って作業を進めようとしたら、何度も「やっぱりこうして欲しい」という要望が出てきました。

1回ならいいのですが、2回3回と言わず5回繰り返されてしまったので作業が進められません。。途中で「こういう変更を承りました」って資料作って「改善案5」までナンバリングされました。笑

何度も変更があると修正する時間がもったいないし「またか」でモチベーションも下がります。

ドキュメントを作って検討してない

どうも業務フローのようなドキュメントベースで事前検討するという文化がないので、具体的に進めると考慮不足が見つかってその都度で計画変更してしまうんですよね。

システム開発経験者であればフローチャートやシーケンス図などを作ってから必要な処理や業務手順の洗い出し、は当たり前にすると思うんですが、経験されてない方ではなかなかそういう発想にはならない・・でしょうね・・・

業務フローという文化がない職場が多いと思いますが、業務を可視化して要らない作業を炙り出したり、意識違いが起きづらくなったりするので生産性を上げるために作ってみるのがオススメです。

作業手順などもドキュメント(マニュアル)にすると結構いいことあります!

「漏れなくダブりなく」を知らない?

あと、こんな相談がありました。

  • A から C に変わるときの事務処理を効率化して欲しいんです
  • それが終わったら、似たような手続きで B から D に変わる業務もあるんでまた相談します

そこまで聞いて「A から D もあります?」と質問するといまのところないけど今後あるかもしれないと。

申し訳ないですが、種類の洗い出しと、変更元と先でどんなパターンがあるかマトリクスを作ってからどの業務から効率化するかを検討しましょう。

これはキリがないなと思えたので釘を刺しておきました。

目の前の業務しか見えてない

システムの開発をしてると「考慮漏れ」という問題がよく発生します。

この順番でボタンが押されると普通に動くけど、押される順番が少し違うと思ったように動かないみたいなことですね。いわゆるバグです。

これをなんとか防ぎたい・・と考えると MECE という考え方に行きつきます。

要するに「漏れなく・ダブりなく」という意味

私が釘を刺したのは、この概念で業務を捉えてなくて目の前の業務しか見えてなさそうだったからです。あとで何個も出てくるぞと。

MECE はマトリクスで、が簡単

Google で「MECE マトリクス」でググると二次元の表が結果として出てくると思います。これがマトリクスと言われる、言ってしまえばただの表です。映画ではありません。笑

ありえないパターンも含めて、まずは全パターンを抽出するところから始めた方が結果的に生産性あがるのでオススメです。

さいごに

どちらも綺麗でなくても良いので、30分くらいでささっと PowerPoint や Excel で作ってみるといいと思います。

今回のケースだけでも、体感でドキュメントがあるのとないので2倍くらいは生産性変わりそうです。

「言った方が早い」も分かりますけどね。
長い目で見るとドキュメント作った方が絶対あとで楽になります。

業務改善の手伝いをしてて、ドキュメントを作る文化をインストールしていくのも大切なことだなと思って頭を捻ってます。

今日のミニマリスト活動

ハワイのスタバで買った水筒をメルカリ出品。

今日の早寝早起き

日本酒 3合くらい 飲んで帰ったので質悪し。たまにはしょうがない!

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