雑記

3部署分の仕事しますから・・[ほぼ日刊らびるご vol.380]

@rabirgoです。

たびたび書いてるように、2月から通勤して業務改善のお手伝いをしてます。

そろそろ1ヶ月。感想としては「手伝いじゃなくて雇ってもらって、3人分の給料もらえないかなー」って感じです。

詳しいことは書けませんけどエンジニア視点で事務作業の効率化について語ってみます。

「手」順が多い

まず、手を動かす作業が非常に多いです。

Excel VBA(マクロ)が分かる人間から見ると「ボタン一つでノーミス瞬殺できそう」な作業をマウスとキーボードを駆使して5分くらいかけてやってらっしゃる。

毎日やってるようなのでその手順自体は早いですが、
車と自転車に例えなら Excel VBAが車で手作業は自転車です。

手作業をいくら早くしても自転車を早く漕ぐぐらいにしかなりません。
車から見ると大したスピードではないですね。

Excel VBA に手をつけてない

なぜ手作業が多いのかというと、Excel マクロの存在は知っててもプログラミングは分からないから手をつけてないということかと思います。

vlookup など、セル内に定義する関数はよく使われてるんですけどね。
それ駆使するなら VBA にチャレンジすればいいのに・・と思ってしまうのは VBA のことが分かるからなのでしょうか。

おかしいと思ったら上司なりに相談しよう

単純作業がしんどい、システム化できるんじゃないか?と考えたら上司なりに相談した方がよいでしょう。システム化できる人を紹介してもらうとか。

上司もよく分からん困ってないからいいじゃん、で何も行動しないならその会社を考え直したほうが良いでしょう。

社内で仕事を増やしてる

手作業が多いのに加えて、目的にたどり着くためのステップ数が多いです。

「C部署のこの業務のためには、まずA部署からこんな条件で抽出されたデータファイルをもらって、B部署に回して必要な情報を追加してもらって・・」といことがありました。

うーん、もどかしい!

C部署の人に詳しく聞いてみると、おそらく A部署もB部署も同じシステムからデータを持ってきてるんですよね。

ちょっと専門的な言い方すれば同じデータベースから Select してるだけ。

権限の問題はあるかもしれませんが、同じデータベースからデータ取るなら C部署だけでできるんじゃないかということを考えた方が良いですね。

3部署分仕事しますよ?

ということでエンジニア的には

C部署がA部署とB部署のデータの取り方聞いて、C部署で全部やればいいじゃん!

と思うわけです。

業務の目的とデータベースの構成が分かれば3倍界王拳で三つの部書の仕事ができそうなので給料3人分もらえないかなと思うわけです。

ちなみに、全行程のスピードは3倍以上になると思います。基本間違わないから。

システムを使う発想がないみたい

なぜこの差が生まれるかというと、非エンジニア系の人にはシステムを使うという発想が難しいみたいですね。

自分の業務のためにシステムをこう使う、は把握してるけど全体がどうなってるかは把握されてないようです。

システムに関する教育がなされてない場合、致し方ないことでしょうけどね。

さいごに

効率化のため、すでにいくつかの VBA を書きました。
毎月数日かかって品質も良くなかった作業がチェックも含めて半日弱で終わるくらいになったりしてます。

でも、まだまだあるようです。

業務改善系は難しくないけど効果は高いと思います。
これまで残業続きだったのが定時に帰れるようになるだろうし、無駄な事務作業から解放されて本来の仕事ができるようになるでしょう。

個人事業主としての仕事に出来るといいななんて考えますけど、いかんせん値付けが分からないのと営業が難しいんですよね。。

でもこれを軸にしたらしばらく食べていけるかなぁ。ちょっとその方向でも考えてみよう。

今日のミニマリスト活動

溜まった郵便物をスキャンしたり棄てたり。

今日の早寝早起き

6時間は確保、深い睡眠が緑なのでOKとしましょう。飲酒はなし。

自宅に焼酎をストックしなくなってお酒飲まなくなりました。喉乾いてどうしても飲みたくなったらビールを開けるくらい。ビールもストックなくなったら飲まなくなるんじゃないかな。

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